Forvaltning af persondataloven
Hemmet Sogneforenings dataansvar:
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:
Hemmet Borger- og Erhvervsforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Birgitte Vestergaard
Adresse: Bækvej 1, 6893 Hemmet
CVR: 31958679
Telefonnr.: 23670722
Mail: borger.erhverv.hemmet@gmail.com
Website: www.hemmet.dk
Behandling af personoplysninger:
Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger:
– Almindelige personoplysninger:
* Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer,-mailadresse.
2) Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer og medvirkende ved arrangementer:
– Almindelige personoplysninger:
* Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
* Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer.
* Cpr. nr. i tilfælde af lønudbetalinger.
Her indsamler vi oplysninger fra:
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
* Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
* Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (in-teresseafvejningsreglen).
* At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig.
* Behandling efter lovkrav.
* Behandling med samtykke.
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
* Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
* Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
* Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
* Administration af din relation til os.
2) Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmer og øvrige medvirkende ved arrangementer:
* Håndtering af og bestyrelsesmedlemmernes og øvrige medvirkendes hverv og pligter i foreningen.
* Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.
* Opfyldelse af lovkrav.
* Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende.
* Administration af din relation til os.
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser:
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
* Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
* Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
* Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
* Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
* Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
* Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.
Samtykke:
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Videregivelse af dine personoplysninger:
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger:
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller øvrig medvirkende eller som lønnet leder eller øvrig medvirkende:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
* Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.
Ulønnede bestyrelsesmedlemmer og øvrige medvirkende:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
* Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter dit virke er ophørt.
Lønnede øvrige medvirkende og bestyrelsesmedlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
* Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.
* Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder:
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
* Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.
* Retten til indsigt i egne personoplysninger.
* Retten til berigtigelse.
* Retten til sletning.
* Retten til begrænsning af behandling.
* Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format).
* Retten til indsigelse.
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsy-net.
Revidering af privatlivspolitikken:
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til an-den. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver
tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Bilaget er udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab.
2. udgave, februar 2018.